Korrekturrechnung - Rechnungen richtig ändern
Werden Rechnungen korrigiert, so geschieht dies nicht mehr durch eine Gutschrift, sondern durch eine Rechnungskorrektur. Bei Korrekturen und Stornierungen ändert sich somit ab sofort eine wichtige Kleinigkeit.
Seit dem 01.07.2013 darf die Rechnungskorrektur nicht mehr Gutschrift heißen, sondern müssen mit Rechnungskorrekturen, Stornorechnungen oder Korrekturrechnungen überschrieben werden.
Im Geschäftsalltag passiert es nicht selten, dass Rechnungen falsch ausgestellt und deshalb nachträglich korrigiert werden müssen. Welche Formvorschriften müssen bei einer Rechnungskorrektur beachtet werden?
Wie erstellt man eine Korrekturrechnung?
Bei der Rechnungskorrektur empfiehlt sich folgendes: Die originale Rechnung wird storniert und eine neue Rechnung erstellt. Die Korrekturrechnung ist eine neue normale Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer und dem Hinweis auf die originale Rechnung welche storniert wurde. Die Korrekturrechnung muss der Ursprungsrechnung eindeutig zugeordnet sein, andernfalls wird die Rechnungskorrektur leicht als neue Rechnung angesehen. In der Folge kann es zu Falschüberweisungen und Fehlbuchungen kommen.
Wenn du bei der Ausstellung einer Rechnung Fehler gemacht hast, kannst du diese Fehler korrigieren – mit einer Rechnungskorrektur bzw Korrekturrechnung. Wichtig: Wenn die ursprüngliche Rechnung bereits in der Buchhaltung erfasst wurde, muss die Rechnungskorrektur eine eigene Rechnungsnummer erhalten. Anderenfalls kannst du deinem Kunden eine neue Rechnung mit der alten Rechnungsnummer zukommen lassen.
Wie nennt man Rechnungskorrekturen korrekt?
Mit dieser Regelung soll der Unterschied zwischen Gutschriften im umsatzsteuerrechtlichen Sinn und kaufmännischen Gutschriften noch besser herausgestellt werden. Dem Gesetz zufolge sollen kaufmännische Gutschriften jetzt korrekt bezeichnet werden, und zwar wie folgt:
- Korrekturrechnung oder
- Rechnungskorrektur oder
- Stornorechnung
Gutschrift oder Korrekturrechnung?
Im gewöhnlichen Geschäftsverkehr werden oft Preisnachlässe, beispielsweise wegen Sachmängeln, als Gutschriften bezeichnet. Das Umsatzsteuergesetz sieht das jedoch nicht so. Gutschriften im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind lediglich Dokumente, die ausweisen, dass die Abrechnungslast nicht beim leistenden Unternehmen, sondern beim Kunden bzw. Leistungsempfänger liegt. Die Vergütung für das leistende Unternehmen wird hier vom Kunden berechnet. Dieses Verfahren wird häufig bei Handelsvertretern gewählt. Es gibt 2 Arten von Gutschriften:
- Umsatzsteuerrechtliche Gutschrift: Als Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne wird eine Rechnung bezeichnet, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. z.B. bei Provisionsabrechnungen
- Kaufmännische Gutschrift: Kaufmännisch können alle Begriffe genutzt werden, jedoch ist es aus umsatzsteuerrechtlicher Sicht besser, die Begriffe „Rechnungskorrektur“, „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“ zu verwenden, damit der Vorsteuerabzug nicht gefährdet wird. z.B. bei Warenrücknahme, Teillieferungen
Wer darf Storno- oder Korrekturrechnungen ausstellen?
Nur der Leistungserbringer bzw. das leistende Unternehmen darf Storno- oder Korrekturrechnungen ausstellen. Eine Korrektur durch den Leistungsempfänger bzw. Kunden ist nicht zulässig und wird vom Finanzamt nicht akzeptiert.
Wenn die Rechnung noch nicht verbucht ist
Wenn die Rechnung weder an deinen Kunden verschickt, noch von der Buchhaltung verbucht wurde, musst du nicht zwingend eine Berichtigung verfassen. Es genügt, wenn du einfach eine komplett neue Rechnung unter derselben Rechnungsnummer erstellst und diese an den Kunden verschickst. Schließlich hat dieser deine fehlerhafte Rechnung noch nicht zu Gesicht bekommen.
Hat der Kunde allerdings die Rechnung bereits erhalten, solltest du möglichst schnell handeln. Am besten setzt du den Kunden sofort darüber in Kenntnis, dass du eine Korrekturrechnung schicken wirst. Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt und auch noch nicht verbucht wurde, kannst du die Fehler mithilfe einer Rechnungskorrektur bzw. Korrekturrechnung beheben. In diesem Dokument korrigierst du die fehlenden oder fehlerhaften Angaben und schickst es schnellstens an den Kunden. Zusätzlich musst du darauf achten, dass dein Berichtigungsdokument eindeutig der Originalrechnung zugeordnet werden kann indem du folgende Angaben machst:
- Verweis auf die Rechnungsnummer und das Datum der Ursprungsrechnung
Wichtig: Rechnungskorrektur bzw. Stornorechnung haben immer eine eigene Rechnungsnummer
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